|
Excel programı çalışma alanına girilen veriler üzerinde hesap
yapabilme, verileri tabloya dönüştürebilme tablolar içindeki verileri
grafiklerle destekleyebilme, verileri karşılaştırıp sonuç üretebilme
özelliğine sahip; tablolama, grafik oluşturma, veri yönetimi ve hesaplama
amaçlı kullanılan Office paketinin en çok kullanılan programıdır. Bu
programla matematiksel işlemlerin yanı sıra grafik oluşturma, hücreleri
biçimlendirme gibi özellikleri de kullanılabilir.
Satır: Ana başlıkları karakterlerle belirtilmiş veri alanlarına
denir.
Sütun: Ana başlıkları rakamlarla belirtilmiş veri alanlarına denir.
Hücre: Satır ve sütunların kesişmesinden oluşan ve bilgilerin
girildiği veri alanlarına denir.
Klavuz çizgileri: Satır ve sütunları belirtmeye yarayan çizgilere
denir.
Formül çubuğu: Hücre içindeki verilerin takip edildiği araç
çubuğudur.
Çalışma Sayfası-Tablosu
Excel’in temel çalışma ortamıdır. Veriler bu çalışma alanındaki
hücrelere girilir. Sütunlar A’dan IV’ye kadar (256 sütun), satırlar 1'den
65536’ya (65536) kadardır. Bir Excel çalışma sayfasında 16 777 216 tane
hücre vardır. Bir Excel dosyası (*.xls) çalışma kitabından, kitap çalışma
sayfalarından, sayfalar ise hücrelerden oluşmaktadır. Her hücrenin belli
bir adresi vardır. Bu hücre adresleri Ad kutusundan takip edilir. Bir
hücre adresi; sütun adı ve satır adının birleşiminden oluşur. (A1 , C18,
H58.....gibi)
Veri Girişi
Hücrelere 4 değişik (metin, sayı, formül, işlev) bilgi girilebilir.
Hücrelere veri girişi yapıldıktan sonra ENTER tuşu kullanılmalıdır. ENTER
tuşuna basıldıktan sonra hücre göstergesi alt hücreye geçecektir. SHIFT+ENTER
bir üst hücreye, TAB tuşu bir sağ hücreye, SHIFT+TAB tuşları ise bir sol
hücreye hareket edecektir. Hücre içindeki veriler Formül Çubuğundan takip
edilir.
Hücre İçeriğini Düzenleme Bir hücreye veri girildikten sonra hücre
içerikleri değiştirilebilir. Özellikle verinin veya formülün uzun olması
durumunda veriyi değiştirmek gerekebilir. Bunun için;
a) F2 tuşu,
b) Hücreye çift tıklama,
c) Formül çubuğuna tıklama.
1) Sayılar
Excel programında işlem görecek asıl veriler sayılardır. Excel’in
kullanım amacıda zaten sayıları işlemek ve sonuçlar çıkarmaktır. Sayıların
ve metinlerin birleşiminin metin olarak kabul edildiği unutulmamalıdır.
Tüm sayılar sağa hizalıdır. Sayıların girilmesi sırasında #####
karakterlerin veya 4E+06 gibi ifadelerin hücrelerde görülmesi o sayının
hücreye sığmadığı anlamındadır. Bu durumda sütunun genişliği
ayarlanmalıdır. 1) Para birimi: Seçili hücreler içindeki sayı bilgilerini
TL biçiminde görmek için kullanılır. 2) Yüzde Stili: Hücre içindeki
sayıları yüzdelik biçimde göstermek için kullanılır. 3) Binlik Ayraç
Stili: Sayı bilgilerini binlik basamaklarına ayırmak için kullanılır. 4)
Ondalık arttır/Ondalık azalt: Ondalık kısımdaki basamak sayısını arttırmak
& azaltmak için kullanılır. 5) Bilimsel Sayı Biçimi: Büyük sayıları daha
kolay görmek için kullanılır. (4E+07)
2) Metinler
Metin bilgi (text), metin yada karakter bilgi anlamına gelir. Bu bilgi
tipi harflerden oluşur. Metinler sola hizalıdır. Ayrıca metin bilgileri
içinde sayılarda kullanılabilir.
BOYUTLANDIRMA
Bir hücrenin genişliği sütuna, yüksekliği ise satıra bağlıdır. Tek
başına bir hücre boyutlandırılamaz. Boyutlandırılan o satırdaki veya
sütundaki tüm hücrelerdir. Boyutlandırma işlemlerini şu şekillerde
yapabiliriz:
1) Satır/sütun başlıkları arasında sürükleme.
2) Sütun başlıkları arasına çift tıklama.(Sütun içindeki hücrelerde yer
alan en uzun veriye göre boyutlandırılacaktır)
3) Biçim-Satır-Yükseklik & Biçim-Sütun-Genişlik
4) Birden fazla satırın & sütunun yüksekliğini-genişliğini aynı yapmak
için sütun veya satırlar seçildikten sonra başlıklar arasında sürükleme
uygulanır.
SEÇİM İŞLEMLERİ
Windows altında çalışan bütün programlarda bir prensip vardır. Bu da
“Önce seç sonra yap”tır. Ne yapmak istiyorsanız ilk önce onunla ilgili
veri alanlarını seçmeli daha sonra istenilen işlemi yapmalısınız. Excel’de
en çok yapılan işlemlerden biri de seçim işlemleridir.
a) SHIFT + Yön tuşları & Fare ile sürükleme: Serbest seçim
b) SHIFT + Home / SHIFT + End: Bulunulan hücreden satır başına / satır
sonuna kadar seçim
c) Satır / Sütun başlığına tıklama: Satır/Sütun seçimi
d) Satır / Sütun başlığına sürükleme: Birden fazla satır/sütun seçimi
e) CTRL + Space (Boşluk): Sütun seçimi
f) SHIFT + Space (Boşluk): Satır seçimi
g) CTRL + SHIFT+Space (Boşluk): Tüm sayfa seçimi
h) CTRL + B: Tüm sayfa seçimi
ı) CTRL + * :Tablo seçimi (Hücre göstergesi seçilecek tablo içinde
olmalıdır)
j) SHIFT + Tıklama: Aralık seçimi
k) CTRL + Tıklama: Bağımsız hücre seçimi
Formül Girişi
Excel’in en önemli özelliği hücreye girilen formüllerdir. Formüller
diğer hücreler içindeki veriler üzerinde istediğimiz işlemi yapmamızı
sağlar. Hücrelere formül girmeden önce (=) işareti kullanılmalıdır. Eğer
formüllere eşittir ile başlanmazsa o veriler Excel tarafından formül
olarak algılanmaz ve bir sonuç üretmez.
3) Dört İşlem
Dört işlem (+, -, *, /)’dan oluşur. Formüllere (=) ile başlanır.
Formüllerde sayılar dışında hücre adresleri de kullanılabilir. Örneğin;
=A1+A2-A3....., =B3*C6/D2.....gibi. Formüllerde hücre adreslerinin
kullanılması formülleri güncelleme açısından daha avantajlı olduğundan
formüllerde sayılar değil hücre adreslerini kullanılmak gerekir.
Yüzde Hesaplamaları
Herhangi bir hücrede belirtilen sayının belirtilen oran kadar
yüzdesinin hesaplanmasıdır. I) =HücreAdı*Katsayı/100 II) =HücreAdı*Katsayı%
III)=HücreAdı*0,Katsayı
Hücre Kopyalama & Taşıma
Hücre içinde yer alan verileri (metin, sayı, formül, işlev) diğer
hücrelere uygulamak için bir çok yöntem vardır. Bunlardan en çok
kullanılan 3 yöntem ise; Birinci yol; bir hücreye kullanılacak formül
girildikten sonra formülle birlikte formülün uygulanacağı hücreler de
seçilir. Formül F2 tuşuyla güncelleştirildikten sonra Ctrl+Enter tuşları
kullanılır. İkinci yol ise; hücrenin sağ alt köşesinde yer alan Hücre
Kulpundan fare ile sürüklemektir. Üçüncü yol ise; hücre kulpuna çift
tıklamaktır. Hücreleri taşımak içinse Hücre çerçevesi (Hücrenin
kenarındaki ok biçimi & CTRL+X) kullanılır.
4) İŞLEVLER
a) Bugün:
Bulunan günün tarihini verir.
=Bugün()
b) Şimdi:
Bulunan günün tarihiyle birlikte ve saatini de verir.
=Şimdi()
c) Topla:
Belirtilen aralıktaki hücrelerin toplamını verir.
=Topla(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)
d) Çarpım:
Belirtilen aralıkta bulunan hücrelerin çarpımını verir.
=Çarpım(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)
e) Mak:
Belirtilen aralıkta bulunan en büyük değeri bulmak için kullanılır.
=Mak(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)
f) Min:
Belirtilen aralıkta bulunan en küçük değeri bulmak için kullanılır.
=Min(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)
g) Ortalama:
Belirtilen aralığın ortalamasını almak için kullanılır.
=Ortalama(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)
h) Tamsayı:
Sayıların ondalık kısmını atıp tam sayısını almak için kullanılır.
Tamsayı işlevinde virgülden sonraki sayının büyük veya küçük olmasını bir
önemi yoktur.
=Tamsayı(HücreAdı)
ı) Yuvarla:
Ondalıklı bir sayıyı belirtilen bir basamağa yuvarlamak için
kullanılır.Ondalık artır-azaltın işlevsel karşılığıdır =Yuvarla(HücreAdı;Basamak)
j) Karekök:
Herhangi bir hücrede bulunan pozitif bir sayının kare kökünü alır.
=Karekök(HücreAdı)
k) Cos:
Bir açının kosinüsünü bulmak için kullanılır.
=Cos(HücreAdı)
l) Uzunluk:
Bir metin içindeki karakterlerin sayısını verir.
=Uzunluk(HücreAdı)
m) Lira:
Belirtilen hücreyi liralı ifade etmek için kullanılır.
=Lira(HücreAdı;Basamak)
n) Eğer (mantıksal sınama):
Bir hücrede elde edilen sonuçlara göre kullanıcı tarafından verilen
şartlara uygun sonuçlar üretmek için kullanılır. Eğer fonksiyonu şarta
bağlı olarak sonuç üreten bir fonksiyondur.Eğer fonksiyonu ile hücre
içindeki değer, karşılaştırma operatörleri kullanılarak başka değerlerle
karşılaştırılır.
=Eğer(Şart;Doğruysa;Yanlışsa)
Şart: Bulunan değerlerin karşılaştırılacağı kısım.
Doğruysa: Şartın gerçekleşmesi durumunda üretilecek sonucun yer
aldığı kısım.
Yanlışsa: Şartın gerçekleşmemesi durumunda üretilecek sonucun yer
aldığı alternatif kısım.
Aritmetik operatörler:(/, *, -, +, %)Basit matematik işlemler
uygular, sayısal değerleri birleştirip sonuçlar üretir.
Karşılaştırma operatörleri:(<, >, =, >=, <=)İki değeri
karşılaştırır.Yanlış&doğru olmak üzere mantıksal değerler üretirler. Not:
Eğer işlevi içinde bir metin kullanılacaksa bu metinler tırnak (“) içinde
yazılmalıdır. Doğruysa veya yanlışsa kısmında sadece metin değil sayı,
formül veya işlevde kullanılabilir. İç içe en fazla 8 Eğer kullanılabilir
(9 şart).
0) Eğersay:
Belirtilen aralıkta bulunan ve istenen şartı sağlayan hücrelerin
sayısını verir. =Eğersay(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi;Koşul)
Not: İstenen koşul metinse bu metin tırnak (“) içinde yazılmalıdır.
p) Büyük:
Belirtilen aralıktaki en büyük n değerini verir.
=Büyük(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi;n)
Örneğin; A1:A15 aralığındaki en büyük ikinci değeri bulmak için;
=Büyük(A1:A15;2) yazılmalıdır.
r) Küçük:
Belirtilen aralıktaki en küçük n değerini verir. =Küçük(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi;n)
s) Ençok_olan:
Belirtilen aralıkta en çok geçen değeri bulmak için kullanılır.
=Ençok_olan(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)
Not: Eğer bütün değerler eşit sayıdaysa veya aralıkta sayı içermeyen bir
hücre varsa #N/A şeklinde bir ifade görülür.
t) Boşluksay:
Belirtilen aralıktaki boş hücrelerin sayısını verir. =Boşluksay(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)
u) Bağ_değ_dolu_say:
Bir aralıktaki boş olmayan hücreleri sayısını verir.
=Bağ_değ_dolu_say(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)
v) Bağ_değ_say:
Belirtilen aralıktaki hücrelerde sayı olanların miktarını verir.
=Bağ_değ_say(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)
w) Yada:
Bağımsız değişkenlerden biri doğruysa doğruyu verir, tüm bağımsız
değişkenler yanlışsa yanlışı verir. Yani şartlardan en az birinin
gerçekleşmesi durumu için kullanılır.
=Eğer(Yada(A1=2;A2=3;A4=5);”Doğruysa”;”Yanlışsa”)
Burada 3 ayrı şart birden belirtilmiş oluyor. A1 hücresinin 2 olması veya
A2 hücresinin 3 olması veya A4 hücresinin 5 olması. Eğer bunlardan biri
gerçekleşiyorsa şart gerçekleşir.
y) Ve:
Birden fazla şartın hepsinin aynı anda gerçekleşmesi durumlarında
kullanılır. Tüm bağımsız değişkenleri doğruysa doğruyu, bir yada daha
fazla bağımsız değişkeni yanlışsa yanlışı verir. Daha çok eğer fonksiyonu
içinde birden fazla şartı belirtmek için kullanılır.
Not: Bir dizi yada başvuru bağımsız değişkeni metin yada boş hücreler
içeriyorsa bu değerler gözardı edilir. Belirlenen aralık hiçbir mantıksal
değer içermiyorsa, Ve işlevi #DEĞER hata değerini verir.
z) Eleman:
Belirlenen değerleri yine belirlenen kodlarla belirtmek için
kullanılır. Burada en fazla 29 değer belirtilebilir.
=Eleman(HücreAdı;”değer1”;”değer2”;....)
REFERANSLAR
Excel’de hücreler, sütun ve satır numaraları ile gösterilirler. Başka
bir ifadeyle hücrenin referansı sütun ve satır numarasıdır. Referanslar 3
türlüdür:
A) Göreceli Referans
Hücrenin adresinin birbirlerine göre verilmesidir. Yani A1 ve A2
hücresi A3 hücresinin üzerinde yer alan 2 hücredir. Excel bu tür referans
yöntemini kullanır. Bu referansın avantajı belli hücrelere uygulanmış
formüllerin diğer hücrelere kolayca uygulanmasını kolaylaştırmaktır.
B) Mutlak Referans
Hücre adreslerinin tam adresi ile gösterilmesidir. Yani hücrelerin
adreslerinin $A$1 biçiminde değişmez olarak gösterilmesidir. Mutlak
referansın amacı; öncelikle göreceli adreslemeyi durdurmaktır. Hücrelerin
adreslerinin gidilen her yerde korunmasıyla ilgilidir. Mutlak adres
kullanmak için hücre adresinin sütun ve satır numarasının önüne $ işareti
eklenir.
C) Karışık Referans
Göreceli ve mutlak adreslerin birlikte kullanıldığı referans biçimidir.
$A1 referansı, A1 hücresinin sütun numaraları açısından mutlak adrese
sahip olduğunu, satır numaraları açısından göreceli adrese olduğunu
gösterir.
Not: Kopyalama yönüne doğru (yatay-dikey) satır veya sütun bilgileri
değişmektedir. Formülde kullanılacak bir hücreyi sabitlenmek istendiğinde
sabitlenecek hücrenin satır ve sütun adlarının başına ($) işareti
konmalıdır.
ADRESLEME
Bir başvuru, çalışma sayfası üzerinde bir hücre yada hücreler grubunu
tanımlar ve formüllerde de bu hücre adresleri kullanılır. A1, B5, D11....
gibi hücre adresleri Göreli adreslemelerdir. Microsoft Excel varsayılan
olarak göreceli adresler kullanır. Mutlak adresli bir formülü taşıdığınız
veya kopyaladığınız da ise, Microsoft Excel mutlak adresi asıl formülde
görüldüğü şekilde kopyalar. Göreceli adresler, otomatik olarak yeni konuma
uyum sağladıklarından, taşınan veya kopyalanan formüldeki göreceli
adresler asıl formüldeki adreslerden daha farklı hücrelere başvururlar. A1
hücresinin göreceli adresi:A1, mutlak adresi: $A$1’dir.
HATALAR
a) ##### hatası: Hücreye sığmayacak kadar bir sonuç çıkartan bir formül
kullanılmış veya hücre içindeki veri o hücreye sığmıyor demektir. Bunun
için sütunu genişletmek gerekir.
b) #AD? hatası: Excel’de bulunmayan bir işlev kullanıldığında bu hata
çıkacaktır.
c) #SAY! hatası: Sayı ile ilgili bir problem olduğunda oluşur.
d) #BAŞV! hatası: Geçerli olmayan bir hücre başvurusunda oluşur.
e) #DEĞER! hatası: Bir sayı yada mantıksal değer gerektiren bir yere metin
girilmesi durumunda oluşur.
f) #SAYI/0! hatası: Bir sayının sıfıra bölümünde oluşacak başvurudur.
İŞLEV YAPIŞTIR
İşlev yapıştır diğer adıyla fonksiyon sihirbazı olarak bilinen Excel
fonksiyon tablosu tüm işlevlerin bir arada bulunduğu ve formüllerin
otomatik olarak oluşturulduğu yardımcı menü seçeneğidir. Bu işlem için
Ekle-İşlev veya S.A.Ç’nda yer alan simgesi kullanılır. Kısa yol tuşları
ise SHIFT + F3’tür.
OTOMATİK BİÇİM
Seçili tablolara hazır biçimler ve şablonlar uygulamak için Biçim
menüsünde yer alan Otomatik Biçim seçeneği kullanılır. Burada belli
formatlar sunulur. Seçenekler sekmesinden ise istenilen alanlardaki
biçimler fare ile tıklanarak kaldırılır.
KÖPRÜ
Belge içinde yer alan belirli bir konuma (başlık, yer işareti..vb.),
başka bir programa veya Internet ortamındaki bir URL’ye bağlantı
oluşturmak için kullanılır. Köprü oluşturmadan önce nereye köprü
oluşturulacaksa oraya yer işareti verilmelidir. Köprü oluşturmak için;
a) Ekle menüsünden Köprü
b) Farenin sağ tuşu-Köprü
c) ALT+CTRL+K
d) Standart Araç Çubuğunda yer alan simgesi kullanılır.
TOPLAMA YÖNTEMLERİ
a) (+) Toplama işlemi ile,
b) Topla işlevi ile,
c) Seç-ALT+SHIFT+0 (Otomatik toplamın kısa yol tuşları)
d) Seç-S.A.Ç’ndaki simgesi (Otomatik toplamın simgesi)
e) Seç-Durum çubuğuna bak. (Bu yöntem seçili hücrelerin toplamını,
ortalamasını vb. görmek için kullanılabilir)
KOŞULLU BİÇİMLENDİRME
Hücrelerde elde edilen sonuçlara göre hücrelerin biçimini değiştirmek
için kullanılır. Yani hücre içindeki verilerin bir şarta bağlı olarak
biçimlendirilmesidir.
a) Biçimlendirilecek hücreler seçilir.
b) Biçim menüsünde yer alan Koşullu Biçimlendirme seçeneği tıklanır.
c) Koşul 1 listesinden Hücre değeri (hücreyi sayısal bir değer yada bir
hücre değeriyle karşılaştırır) veya Formül (Hücreyi bir formülün sonucu
ile karşılaştırır)’den biri seçilir.
d) Koşulun 2.listesinden arasında, eşittir veya büyüktür gibi bir operatör
seçilir.
e) Sonraki kutuya karşılaştırılacak değer veya hücre adresi yazılır.
f) Biçim düğmesi tıklanarak verdiğiniz kritere uygun sonuçlar
üretildiğinde yapılacak biçimler belirlenir.
g) Ekle düğmesi kullanılarak diğer koşullarda belirlenir.
Not: Eğer işlevi hücre içeriklerini, koşullu biçimlendirme ise hücre
biçimlerini değiştirir.
YAKINLAŞTIR
Sayfanın ekran üzerindeki görünümünü ayarlamak için; S.A.Ç’ndaki
simgesi veya Görünüm menüsünde yer alan Yakınlaştır seçeneği kullanılır.
PENCERE
Aynı anda birden fazla çalışma kitabını görüntülemek için Pencere
menüsündeki Yerleştir seçeneği kullanılır. Ayrıca bu menüden açık olan tüm
kitaplara da ulaşılabilir. Böl seçeneği Excel kitabını yatay veya dikey
olarak bölmek için kullanılır. Excel kitabına 2 veya 4 farklı açıdan
bakılmasını sağlar. Bölmeleri dondur seçeneği ise; istenilen satır veya
sütunları ekranda sabitlemek için kullanılır (Hücre göstergesi bölme
yapılacak satırın altında, sütunun sağında olmalıdır). Örneğin; tablo
başlıklarını ekranda sabitlemek için kullanılabilir. Böylece büyük
tablolarda çalışmayı kolaylaştırır.
AD TANIMLAMA
Bir hücreye sahip olduğu erişim dışında başka bir isim verilmesini
sağlar. Tanımlanan bu isim hücre adreslerinde kullanılabilir. Özellikle
büyük tablolarla çalıştırmayı kolaylaştırır. Hücreler isim tanımlamak için
Ad kutusu veya Ekle-Ad-Tanımla seçenekleri kullanılır. Hücrelere
tanımlanmış isimleri silmek içinse yine Ekle-Ad seçenekleri kullanılır.
Not: Ad kutusu uzak hücre erişimleri için ve özellikle büyük tablo
seçimlerinde de kullanılır.
AÇIKLAMA
Hücre içindeki verilere açıklama bilgisi eklemek amacıyla kullanılan
fonksiyondur. Bunun için Ekle menüsündeki Açıklama seçeneği veya hücre alt
menüsü kullanılır. Açıklamaları silmek için Düzen menüsü veya hücre alt
menüsü kullanılır. Kısa yol tuşları ise SHIFT + F2’dir.
BİÇİMLEME ARAÇLARI
Bir hücrenin yada alanın biçimlenmesi için araç çubuğundaki düğmelerden
yararlanıldığı gibi, Biçim menüsündeki komutlardan, araç çubuğundaki
düğmelerden veya kısa yol tuşlarından da yararlanılır. Hücreleri
Biçimlendir penceresine; a) Biçim menüsünden Hücreleri Biçimlendir
seçeneği, b) Farenin sağ tuşu-Hücreleri Biçimlendir, c) CTRL+1 kısa yol
tuşları ile ulaşılabilir.
1) Sayı sekmesi
Sayıların biçimlendirildiği sekmedir. Burada sayıların ondalık sayı
uzunlukları, para birimleri yada tarih biçimleri gibi özellikleri
ayarlanır. Önce kategori kutusundan bir sayı kategorisi seçilir. Buradan
seçilen kategoriye göre, Örnek kutusu ve altındaki seçenekler bölümü
değişir. Örnek1; Yazdığınız her sayının sonunda TL olmasını istiyorsanız
Para Birimi kategorisi seçilmelidir. Örnek2; Telefon numaralarını girerken
her numaranın başına “0-264”girilmesi isteniyorsa isteğe uyarlanmış
kategorisine geçin ve (0-264-### ## ##) yazın. Örnek3; sayı bilgilerinin
yanında Adet, Metre, Kilo, tane gibi metinler isteniyorsa Tür kısmına (#
“metin”) yazılmalıdır.
2) Hizalama Sekmesi
Hücre içindeki hizalamaların ve yön ayarlarının yapıldığı yerdir.
Yatay:
Seçilen hücrelerin yatay hizalamaları ayarlanır. Genel sayıların sağa,
metinlerin sola yaslanmasını sağlar. Sol, orta ve sağ,seçenekleri ise
verilerin hizalamasını sağlar. İki yana yasla, veriler bir satırdan fazla
olduklarında hücrenin iki tarafına da yaslamak için, dağıtılmış, seçili
hücreleri birleştirir, verileri seçilen alanın ortasına yerleştirir.
Dikey:
Üst, orta ve alt verilerin dikey hizalamasını, İki yana yasla verilerin
üst ve alt sınırlarını hizalamak için kullanılır.
Metni kaydır:
Bir hücre içinde satırlı yazılar elde etmek için kullanılır. Bu özellik
verilerin hücre dışına çıkmasını engeller. Veya Alt+Enter tuşları da
kullanılabilir.(ilk satır yazıldıktan sonra Alt+Enter tuşları kullanılır
ve 2.satıra geçilir)
Uyacak şekilde daralt:
Seçili alandaki hücrelerin genişliklerine ve yazı tipi büyüklükleri
göre otomatik olarak ayarlanır.
Hücreleri birleştir:
Seçili hücreleri tek bir hücre haline getirmek için kullanılır. Bu
özelliğin bir diğer yolu da Biçimlendirme Araç Çubuğunda yer alan
(Birleştir-Ortala) simgesidir.
3-4-5) Yazı tipi sekmesi & Kenarlık & Desenler
Yazı Tipi sekmesinden seçili alan içindeki verilerin yazı tipi, boyutu,
rengi gibi özellikler ayarlanır. Kenarlık sekmesinden ise seçili alanların
çizgi stilleri, renkleri ve uygulanacak kenarlar ayarlanabilir. Desenler
sekmesinden ise hücrelerin zemin rengi (dolgu) değiştirilir. Bu işlemler
Biçimlendirme Araç Çubuğundan da yapılabilir. Ayrıca seçili simgeleri üst
simge veya alt simge olarak değiştirmek içinde bu seçenek kullanılır.
6) Koruma sekmesi
Bu sekme girilen verilerin yanlışlıklada olsa değiştirilmemesi gereken
durumlarda kullanılabilir. Örneğin tablonuzdaki verilerin değiştirilmesini
ve formüllerin görüntülenmesini istemiyorsunuz. Bunun için; önce koruma
uygulanacak alan seçilmelidir. Biçim-Hücreler...-Koruma seçenekleri
kullanılır. Kilitli onayı kaldırıldığında koruma o hücreler için iptal
edilecektir. Gizli onaylanırsa seçili alan içindeki verilerin ve
formüllerin görüntülenmesi engellenecektir.Ancak bu işlemlerin geçerlilik
kazanabilmesi için bu işlemler yapıldıktan sonra Araçlar menüsünde yer
alan Koruma-Sayfa koruması komutları uygulanmalıdır.
Açma & Değiştirme Parolası:
Belgenizin diğer kullanıcılar tarafından görüntülenmesini
istemiyorsanız belgenize açma parolası vermeniz gerekmektedir. Bunun için;
Dosya - Farklı Kaydet – Araçlar - Genel seçenekler seçenekleri
kullanılmalıdır. Gelen iletişim kutusuna verilecek parola yazılır ve
onaylandıktan sonra belge yeniden kaydedilir. Not: Aynı işlem Araçlar
menüsündeki Seçenekler – Güvenlik sekmesinden de yapılabilir.
MAKROLAR
Makro, Excel’de yapılacak bir dizi işlemin kaydedilip tekrar
çalıştırılması işlemidir. Makro oluşturma sesi kasede kaydetme gibidir.
İstenildiğinde nasıl kasetteki ses dinlenebiliyorsa istendiğinde makro da
çalıştırılıp Excel işlemleri makro tarafından yaptırılır. Makroya hücre
biçimlendirme ve formül işlemleri başta olmak üzere birçok Excel
fonksiyonu dahil edilebilir. Makro oluşturmak için Araçlar menüsünde yer
alan Makro seçeneği kullanılır.
VERİ TABANI İŞLEMLERİ
1) Verilerin Sıralanması
Sıralama, bir çalışma tablosundaki bilgilerin belli sütunlara göre
sıralanmasıdır. Sıralama özellikle kayıt türü veriler için uygulanır.
Örneğin Excel içinde saklanan personel bilgileri, ürün bilgileri gibi
belli sütunlardan oluşmuş düzenli tabloların belli sütunlarına göre
sıralanması o tabloların daha kullanışlı olmasını sağlar. Bir tablodaki
satırları tek yada birkaç sütundaki değerlere dayalı olarak
sıralayabilirsiniz. Sıralama yaptığınızda Excel satırları, sütunları yada
hücreleri belirttiğiniz sıralama özelliklerini kullanarak yeniden
düzenler. Listenin sütun başlıklarına sahip olması en iyi sonucu elde
etmek için gereklidir. Birden fazla sütunda sıralama yapıyorsanız, ilk
kriter tekrar ederken ikinci kriter, ikinci kriter tekrar ederken üçüncü
kriter sıralanır. Bu işlemler Veri-Sırala seçenekleri kullanılarak
yapılır.
2) Verilerin Süzülmesi
Kullanıcı tarafından verilen kritere göre, bu kriteri sağlayan veri
satırlarının gösterilmesini, sağlamayan satırların ise gizlenmesini
sağlar. Yani sadece belirtilen kriterlere uygun satırları görüntülemek
için kullanılır. Özellikle uzun listelerle çalışırken veya belli
özelliklere göre verileri ayırmak için bu özellik kullanılır. Bu işlem ise
yine “Veri-Süz” seçenekleri kullanılarak yapılır. Otomatik Süz komutu
kullanıldığında; tablodaki sütun başlıklarının yanında oklar görüntülenir.
Bu oklardan görüntülemek istenen öğeler seçilir. Tek bir sütunda kriter
kullanarak satırları hızla süzmek için bu komut kullanılır. Gelişmiş
Süzgeç komutu tıpkı Otomatik Süz komutu gibi listeyi süzer ancak kriter
seçimi için sütun başlıklarındaki okları görüntülemez. Bunun yerine
kriterleri çalışma sayfası üzerinde başka bir kriter alanına yazarsınız.
Gelişmiş Süzgeç komutunu iki yada tek bir sütunda 3 yada daha fazla koşul
kullanmak yada hesaplanan değerleri kriteriniz olarak uygulamak için
kullanmanız gerekir.
3) Alt Toplamlar
Sütunlardaki veriler baz alınarak istenilen verilere göre alt toplam
aldırma işlemidir. Tablo seçilip sıralandıktan sonra belli grupların ara
toplamlarının alınmasını sağlar. Alt toplam almak için Veri menüsü
kullanılır. Alt toplamın hangi alanlar üzerinde ve neye göre yapılacağı
alt toplamların alınacağı iletişim kutusunda belirtilir. Alt toplam almak
sadece toplama işlemi yapmak anlamına gelmez. Toplama dışında ortalama,
sayı, en büyük, en küçük, çarpım..gibi işlemlerde yapılır.
4) Form
Kullanıcı tarafından tanımlanan başlıklara ve biçimlere uygun daha
hızlı veri girişi yapmak için Veri menüsünde yer alan Form seçeneği
kullanılır. Bu özelliği kullanmadan önce tablo alanının seçili olması
gerekmektedir. Sekmeler arasında geçiş için TAB tuşu veya Fare kullanılır.
5) Doğrulama
Excel sayfasındaki seçili alanlara girilebilecek değerleri kısıtlamak
için Veri-Doğrulama seçenekleri kullanılır. Hücrelere izin verilen bilgi
dışında bir değer girilmesini engeller. Doğrulama ile şunlar yapılabilir;
a) Hücre içindeki veriyi kontrol edecek bir liste yaratmak,
b) Hücreye girilmesi istenen veriyi açıklayan giriş mesajı,
c) Yanlış veri girildiğinde kullanıcıyı uyaran hata mesajı,
d) Denetleme araç çubuğu ile hatalı girilen hücreleri tespit etme,
e) Hücreye girilecek verilerin kontrolü,
f) Başka bir hücredeki veriye göre değiştirilebilen giriş aralığı.
A) Ayarlar
Hücrelere girilecek verilerin sınırlandırılması buradan yapılır.
Örneğin;
1) Belli bir hücre grubunu seçilir,
2) Veri-Doğrulama seçeneği açılır,
3) Ayarlar sekmesindeki İzin Verilen seçeneğindeki Liste seçilir,
4) Boşluğu yoksay ve Hücrede açılma onay kutuları onaylanır,
5) Kaynak kutusuna listede yer alacak değerler (a;b;c;d) şeklinde girilir
Seçili alanda yer alan hücrelere gelindiğinde sağ taraflarında bir ok
belirecektir. Bu ok açıldığında kullanıcı tarafından girilmiş olan veriler
görüntülenecektir. Listeden istenilen verinin üzeri tıklanır. Tıklanan
veri hücreye girilecektir.
B) Girdi İletisi
Sınırlandırma getirilen hücrelere veri girişi yapılmadan önce uyarı
mesajı vermek için kullanılır. Hücre seçildiğinde mesaj otomatik olarak
hücrenin yanında belirlenecektir. Başka bir hücre seçene kadar yada ESC
tuşuna basana kadar bu mesaj ekranda kalacaktır.
C) Hata Uyarısı
Sınırlandırma getirilen hücrelere hatalı veri girilmesi durumunda
verilecek hata iletisi buradan belirlenir. Dur stili kullanıcının hücreye
hatalı değer girilmesine izin vermez. Uyarı stili ise Dur stilinden daha
esnektir. Burada 3 seçenek vardır. Evet hatalı veriyi kabul eder, Hayır
hatalı mesajı değiştirmek için olanak sunar, İptal ise hatalı veriyi siler
GRAFİKLER
Grafik verilerin değişik şekillerle ifade edilmesidir. Yani veri
tablolarının şekle dönüştürülmüş halidir. Grafik oluşturmadan önce 2
noktaya dikkat edilmelidir. Birincisi; veri tablosundan çıkarılmak istenen
grafiğin belirlenmesidir. Çünkü her grafik her tabloya uygun olmayabilir.
İkincisi ise grafik çıkartılacak alanların belirlenmesidir. Grafik
oluşturmanın 3 yolu vardır;
1.Yöntem (Nesne&Sayfa olarak)
a) Grafik çıkartılacak alanlar seçilir. (Tablo başlıkları da seçili
olmalıdır)
b) Ekle menüsünden Grafik seçeneği veya Standart Araç Çubuğundaki simgesi
c) Tabloya uygun Grafik ve kullanılacak Grafik Alt Türü belirlenir. Not:
Örneği görüntülemek için basılı tut komutundan seçilmiş olan grafiğin
şekli görüntülenebilir.
d) Grafik kaynak verisi belirlenir. Bu grafiği oluşturan veri aralığının
belirtildiği bölümdür. Seri yeri seçeneğinden, kategori ekseninde tablo
satırlarının mı, tablo sütunlarının mı gösterileceği belirlenir. Seriler
sekmesinden ise serilerin sırası belirlenir.
e) Grafik seçenekleri bölümünde ise grafiğin biçimleri ayarlanır. Buradaki
sekmelerin sayısı seçilen grafiğe göre değişiklik gösterir.
i.Başlıklar: Grafik başlığı, kategori ve değer eksenleri başlığı
vermek için bu sekme kullanılır.
ii. Eksenler: Kategori ve değer eksenlerini gizlemek veya göstermek
için kullanılır.
iii.Klavuz Çizgileri: Grafiğin daha iyi okunabilmesi için
sütunların arkasına yatay veya dikey klavuz çizgileri eklemek için
kullanılır.
iv. Gösterge: Grafik açıklamasını gösteren veri göstergesinin
konumu buradan belirlenir.
v. Veri Etiketleri: Sütunları oluşturan verilerin sütunların
üzerine eklenmesini sağlamak için kullanılır.
vi. Veri Tablosu: Grafiği oluşturan veri tablosunu grafiğin altına
eklemek için kullanılır.
f) Grafik konumu: Oluşturulan grafiği yeni bir sayfa olarak veya
nesne olarak istenilen sayfaya eklemek için kullanılır.
2.Yöntem (Nesne olarak)
a) Grafik çıkartılacak alanlar seçilir. (Tablo başlıkları da seçili
olmalıdır)
b) Ekle menüsünden Grafik seçeneği veya Standart Araç Çubuğundaki simgesi
c) Kullanılacak Grafik ve Grafik Alt Türü belirlenir.
3.Yöntem (Sayfa olarak)
a) Grafik çıkartılacak alanlar seçilir.
b) ALT+F1 kısa yol tuşları kullanılır.
Not: Grafik üzerindeki bir alanı biçimlendirmek için nesnenin üzerini çift
tıklamak gerekir.
GRAFİK TÜRLERİ
1) Sütun Grafik Tipi
Verilerin karşılaştırılmasını sağlar. Belli bir zaman aralığındaki
değişiklikleri gösterir. Sütun grafikler, belli bir seri verinin özellikle
zamana bağlı değişiklileri göstermek için kullanılır. Yani
karşılaştırmanın en kolay yapıldığı grafik türüdür. Kategoriler yatay,
değerler ise dikey olarak düzenlenirler.
2) Çubuk Grafik Tipi
Tek tek öğelerin birbirlerine göre karşılaştırmasını yapmak için
kullanılır. Sütun grafiğin yatayıdır. Analiz zamanını azaltmak için
kategoriler dikey, değerler yatay olarak verilmiştir.
3) Çizgi Grafik Tipi
Verilerin oluşumunu ve hareketini çizgiler halinde gösterir. Daha çok
zaman akışı ve değişimin oranı gibi durumları göstermek için
kullanılırlar. Beli aralıklarda yada belli zamanlardaki değişikliği
gösterir. Örneğin bir hisse senedinin veya döviz kurunun seyrini en iyi
açıklarlar. Çizgi grafikte veri serileri yatay çizgilerle ifade edilirler.
4) Pasta Grafik Tipi
Bu grafik tüm öğelerin toplamı içindeki tek tek öğelerin birbirlerine
oranlarını göstermek için kullanılır. Pasta grafiğinde her seferinde tek
bir veri serisini gösterdiğinden özellikle bir öğeyi vurgulamak
istendiğinde çok işe yarar. Örneğin seçimlerde partilerin aldığı oylar en
iyi bu grafikte gösterilir.
5) XY (Dağılım) Grafik Tipi
Değişik veri serilerindeki ilişkileri göstermek yada iki ayrı gruptaki
verileri xy koordinatlarıyla aynı veri serisi olarak göstermek için
kullanılırlar. Genellikle bilimsel verilerde işe yarayan bir grafik
tipidir.
6) Alan Grafik Tipi
Bu grafikler zamana bağlı olarak değişimi ifade ederler. Belli bir
zaman aralığında verilerin göreceli önemini gösterir. Alan grafikleri,
çizgi grafiklerine benzemelerine rağmen verilerdeki değişiklikleri oran
olarak değil de miktar olarak gösterirler.
7) Halka Grafik Tipi
Aynı pasta grafik gibi bir bütünün parçalarını gösterir, ancak birden
fazla seri içerebilir. Grafiğin her bir halkası değişik bir seriyi temsil
eder.
8) Radar Grafik Tipi
Her veri serisi ortadan başlayan bir eksen üzerinde kendi eksenine
sahiptir. Çizgiler ise aynı seri içindeki değerleri birbirlerine bağlalar.
Bir seri verinin değerlerini birbirlerine göre karşılaştırmak için
kullanılır.
9) Yüzey Grafik Tipi
İki seri veri arasındaki en iyi kombinasyonları görmek için kullanılan
bir grafik tipidir. Aynı coğrafya haritalarında olduğu gibi renkler ve
desenler aynı veri aralığındaki alanları belli ederler.
10)Kabarcık Grafik Tipi
Kabarcık grafikler xy (dağılım) grafik tipinin değişik bir halidir.
Veri işaretçilerinin büyüklüğü 3. veri serisinin değeridir. Verilerini
düzenlerken x değerlerini bir satır veya sütuna yerleştirin, ardından y ve
z değerlerini aynı satır veya sütuna bitişik olarak yerleştirin.
11)Hisse Senedi Grafik Tipi
Bu grafik tipi, hisse senedi stok fiyatlarının açılış ve kapanış
durumlarını göstermek için kullanılır. Ayrıca istenirse bilimsel veriler
içinde kullanılır. Örneğin; sıcaklık değişimleri grafiği. Bu grafik tipini
çizebilmek için verilerinizi doğru sırada girmeniz gerekir. 4 değişik
düzende girebileceğiniz bu veriler için grafik sihirbazına bakabilirsiniz.
12)Koni, Silindir, Piramit Grafik Tipleri
Bu grafik tipleri 3 boyutlu sütun grafiğine değişik efektler verebilmek
için kullanılırlar. Not: Grafik özellikleri değiştirilmek istendiğinde ya
Grafik alt menüsü yada Görünüm-Araç Çubukları-Grafik seçenekleri
kullanılır. 3-B grafiklerde görünüm ayarlarını yapabilmek için; önce
Duvarlar tıklanır daha sonra Köşeler tıklanır ve Köşeye sürükleme
uygulanır.
ADRES-MEKTUP BİRLEŞTİRME (Mail Merge)
Bir mektupta adres alanları, etiket formu ve zarfların basılması için
yapılan adres verisi ve alanların birleştirme işlemine Adres-Mektup
Birleştirme denir. Bu işlemler için adresleri yada gereken verileri daha
önceden oluşturmak gerekir. Adres bilgileri, Word’de bir tablo, Excel’de
bir tablo yada Outlook’ta hazırlanmış bir adres listesi olabilir.
Birleştirme işlemi şu alanlarda yapılır:
a) Form Mektupları
Bir mektubun hazırlanarak çok sayıda adrese gönderilmesi ile yapılan
düzenlemedir. Örneğin bir yıl sonu mutabakat mektubunu çok sayıda kişiye
göndermek istiyorsunuz, bu durumda bir mektup formu hazırlayarak mektubun
gideceği kişilerin adreslerini mektup içine yerleştirebilirsiniz. Ardından
mektubu istenildiği kadar kişiye postalamak üzere bastırabilirsiniz.
b) Mektup Formları
Tıpkı bankaların VISA ödemeleri için gönderdikleri yazılara benzer.
Zaten aynı mektup tasarımı birçok kişi için kullanılmaktadır.
Mektup Formları Yaratma
1) Araçlar-Adres-Mektup Birleştirme komutu seçilir.
2) Asıl belge bölümünden Yarat düğmesi tıklanır.
3) Form Mektupları seçilir.
4) Adres-Mektup birleştir işlemine mektubun yazıldığı belge üzerinde
başlasaydınız Etkin Pencere seçeneği seçilir.
5) Veri Kaynağı bölümünden Veri al düğmesi tıklanır. Eğer adresler yeni
yaratılacaksa Veri kaynağı yarat, eğer adresler daha önce bir dosyaya
kaydedilmişse Veri kaynağı aç, eğer adreslere Outlook’tan erişilecekse o
zaman Adres defterini kullan seçeneği kullanılır.
6) Veri kaynağı aç seçeneği seçilmişse bilgilerin bulunduğu dosya
seçilir ve Aç düğmesi tıklanır.
7) Daha sonra Ana belge düzenle düğmesi tıklanarak belge üzerinde
birleştirme alanlarının eklenmesine geçilir.
8) Belgeye eklenen Adres-Mektup birleştirme araç çubuğunda yer alan
alanlardan yararlanılarak işlemlere devam edilir. Birleştirme alanı ekle
düğmesine tıklanarak istenilen alanlar mektuba eklenir.
9) Ardından Yeni belgeye birleştir yada Yazıcıya birleştir düğmeleri
tıklanarak birleştirme işlemi yapılır.
c) Zarf Çekme
Zarfların üzerine de baskı yapılabilir. Genelde etiketler çekilip zarf
üzerine yapıştırıldığı için pek kullanılmaz. Bu işlem için zarfların
yazıcıya giriyor olması gerekir. Ardından yapılacak işlemler aynı etiket
çekmeye benzer.
d) Katalog Çekme
Katalog çekmek de hemen hemen aynı şekilde yapılan bir işlemdir.
Katalog olarak bir ürün listesi, telefon fihristi vb. belgeleri yaratmak
için de kullanılabilir.
SAYFA YAPISI
Sayfanın dikey yada yatay olması, sayfa kenarlarının ayarları, Üstbilgi
ve Altbilgi ayarları ve yazdırılacak alan gibi ayarları yapmak için Dosya
menüsünde yer alan Sayfa Yapısı seçeneği kullanılır. Burada 4 tane sekme
vardır.
a) Sayfa sekmesi: Kağıt yönlendirmesi (yatay-dikey) ve Ölçek
kutusundan büyütme-küçültme gibi ayarlar yapılır.
b) Kenar Boşlukları: Sayfaların üst, alt, sağ ve sol kenar
boşlukları belirlenir. Ayrıca Üstbilgi-Altbilgi alanlarının üstten ve
alttan uzaklıkları da ayarlanır. Yazıcıdan çıkartılacak veri alanlarının
sayfanın yatay veya dikey olarak ortalanması işlemi de buradan yapılır.
c) Üstbilgi/Altbilgi: Her sayfada çıkması istenen bilgilerin
(örneğin; zaman, kullanıcı adı, firma adı) girildiği yerdir. Daha önce
yaratılmış Altbilgi/Üstbilgi dışında Özel Üstbilgi/Özel Altbilgi
düğmelerinden de kendi istediğiniz bilgileri de buradan girebilirsiniz.
Ayrıca Baskı Önizleme de buradan kullanılabilir.
d) Çalışma Sayfası: Yazdırma alanının, tekrar edilmesi istenen
sütun ve satır başlıklarının ve diğer yazdırılması istenen öğelerin
ayarlandığı seçenektir. Birden çok sayfaya bölünmüş bir sayfayı yazdırmak
için Excel 2 yol izler;
Önce aşağıya sonra yana yolunda birden fazla sayfa olan sayfanın ilk
sayfası yazdırıldıktan sonra 1. sayfanın alt kısmı yazdırılır. Sonra
birinci sayfanın yandan taşan fazlası yazdırılır. Önce yana sonra aşağıya
yönteminde ise birinci sayfa yazdırıldıktan sonra birinci sayfanın sağ yan
fazlası olan sayfa ikinci olarak basılır. Yazdırma alanı kutusu
yazdırılacak alan adresini girmeniz gereken yerdir.
Yazdır kutusu seçenekleri
Klavuz çizgileri işaretliyse belge yazıcıdan çıkarken klavuz çizgileri
de bastırılacaktır. Onay kaldırılırsa yalnız yapılan kenarlıklar
bastırılacaktır. Notlar, hücrelere girilen notları da bastırmak
istiyorsanız bu seçenek onaylanır. Taslak kalitesi, yazıcıdan çıktı hızını
artırmak için kullanılır. Siyah ve beyaz, verilerinizi yada grafiklerinizi
renkli yapmanıza rağmen siyah-beyaz yazıcı kullanılıyorsanız bu seçeneği
seçmeniz gerekir. Satır ve sütun başlıkları satır ve sütun başlıklarını da
belgenize dahil etmek için kullanırız.
EXCEL GENEL AYARLARI
Excel programının görünüm, düzen ve genel vb. ayarlarını yapmak için
Araçlar menüsündeki Seçenekler kullanılır.
a) Görünüm
Bu sekmede isteğe bağlı olarak formül çubuğu ve durum çubuğu ekrandan
kaldırılabilir. Ayrıca klavuz çizgileri, yatay ve dikey kaydırma
çubukları, satır ve sütun başlıkları da bu seçenekten kaldırılır.
Formüller seçeneği işaretlenirse çalışma sayfasına yazılan tüm formüller
aynı anda görüntülenebilir. Klavuz çizgilerinin rengi de bu sekmeden
değiştirilebilir. Ayrıca Açıklamalar ile ilgili detaylarda burada yer
alır.
b) Genel
Dosya menüsündeki son kullanılan dosya sayısı (en fazla 9 dosya ismi)
ve çalışma kitabındaki sayfa sayısı (en fazla 255 sayfa) buradan
ayarlanır. Ayrıca standart yazı tipi ve yazı boyutu da buradan
değiştirilebilir.
c) Düzen
Enter tuşunu yönü ve sabit ondalık basamak sayısının ayarlandığı
sekmedir.
d) Renk
Yazı tipi rengi ve dolgu renginde yer alan standart renkleri silmek ve
yeni tanımlanan renklerle değiştirmek için kullanılır.
e) Özel listeler
Yeni bir liste tanımlamak, tanımlı listeleri silmek için kullanılan
seçenektir.
f) Uluslararası
Sayıların ondalık ve binlik ayraçlarını değiştirmek için bu seçenek
kullanılır.
g) Kaydet
Belgelerin “otomatik kurtarma bilgilerini kaydetme” seçeneği burada yer
alır. Bu özellik sayesinde belgeler belirlenen sıklıkta otomatik olarak
kaydedilecektir.
h) Güvenlik
Belgelere açma veya değiştirme parolası vermek için bu seçenek
kullanılır.
| 
